为保证查新工作的公正性、准确性和独立性，维护查新各方的合法权益，依据《科技查新规范》，复旦大学科技查新工作站特制定本规章制度。
一．查新委托人
1.查新委托人
(1)查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供查新项目的科学技术要点、查新点、查新要求和科学技术性能指标数据；
(2)查新委托人应当准确的提供中英文对照关键词（含规范词、同义词、缩写词、近义词）、分类号、专利号、化学物质登记号。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择；
(3) 查新委托人应当提供国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料；
(4) 查新机构认为查新所必需的其他材料；
(5) 查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，所产生的一切后果由其承担法律责任。
2.查新委托人应遵守的规范
(1)查新委托人所提交的资料应当真实可靠，用词准确，能够满足完成查新的需要。
(2)查新课题完成，查新委托人应向本查新站支付报酬。
(3)查新委托人不得弄虚作假、营私舞弊，不得侵犯他人的知识产权。
二．查新机构
1.在获准的专业范围内受理查新业务，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍。若拒绝查新委托，应当立即退还查新委托人提交的所有资料；若接受查新委托，应当与查新委托人订立查新委托书或查新合同。
2.在处理查新事务过程中，对本查新站不能解决的事项，应当聘请独立的查新咨询专家协助完成。
3.在取得查新结论的过程中不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或最差化的判断。
4.本查新站工作人员应当维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用、或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。
5.查新站在处理查新事务的过程中，应当站在公正的立场上，公正地为查新委托人完成查新事务。查新站不可因收取查新费用而偏袒或者迁就查新委托人；查新咨询专家也不能因收取查新咨询费用而迁就查新站。
6.查新机构受理本机构内部的查新委托时，不得对外出具查新报告。
7.查新机构按查新委托书或合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。
8..查新档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷。
9.查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。
10.档案保管年限：文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年，逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准，并建立销毁登记。
三．查新人员和咨询专家
1.从事科技查新的人员应当遵循回避原则，不得委派与查新项目有利害关系的查新人员；
2．查新员在撰写查新报告时应采用规定的格式，使用规范化术语，不得使用含意不清、模棱两可的词句。
3.查新站应当依据文献，客观地为查新委托人完成查新事务。查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应当以文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。
4.查新员应按照规定的收费标准来收费，不得改变收费标准。
5.查新机构受理本机构内部的查新委托时，不得对外出具查新报告。
6.查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新机构管理办法》、本规范和所在机构的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。
7.查新员负责查新的全部过程，代表查新机构处理查新受托等事宜；必要时与审核员协商后代表查新机构选择合适的查新咨询专家。
8.在向查新机构提供查新咨询服务（文字或口头）时，应当客观、公正，不得掺杂私利。
9.维护查新项目所有者的知识产权。关于查新项目的所有材料应当全部退还查新机构，不得向其他组织或者个人扩散，不得非法占有、使用、提供、转让他人的科技成果。
10.不得向查新机构明确指定的人以外的组织或者个人披露关于查新项目的科学技术内容和查新结论。
11.检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，一般应从查新委托之日前推10年以上，对于新兴学科、高新技术项目，前推年限可酌情缩短；对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等，前推年限应酌情延长；对于查新合同中另有约定的，按约定执行。
12.每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。
13.查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档。
14.除打印归档外，查新员还应当使用计算机进行档案管理，将电子版的《查新报告》及时保存到科技查新数据库中。
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