下带有术语及其定义的词表构成了这些著录规则的必要组成部分。 这些定义应被理解为是针对本文档的。
Access 利用
根据相关规则和条件使全宗中的材料可以被使用的条件和范围等限制。
Access Point 检索点
如人名、控主题词关键词、成语或代码等用于检索、识别和定位的著录项。
Accrual 增量
已在库的馆藏单元中额外增加的藏品。
Appraisal 评估
确定文献保留期限的过程。
Archival description 文献著录
通过描述，分析，组织和记录信息来创建描述单元及其组成部分（如有）的准确表示。该信息用于识别，管理，定位和解释文献以及生成该文献的背景信息和著录体系。
该术语还用于描述此过程的产物。
Arrangement 整理
依据整理原则对文献材料的信息组织结构和物理存放方式的分析和整理的过程及其结果。
Author 著者
对文献中的内容的创作负责的个人或团体。请勿与著录记录的创建者混淆。
Authority control 规范控制
见ISAAR(CPF)（《（团体机构、个人和家族档案规范记录国际标准》中）词表。
Collection 馆藏专题
基于某些共同特征而被人为组合在一起的文献，而与这些文献的来源无关。请勿与档案全宗混淆。
Corporate Body 团体机构
使用一个特定身份并共同行动或可能共同行动的团体或多个个人的一个实体。
Creator 创建者
在个人或团体机构中创建、累积和/或保存记录的团体机构、个人和家族。
Custody 保管
由于对文献材物有而事实产生的看护义务。保管并不总包含法律上的所属权或决定记录的利用权限的权利。
Document 文献
无论载体和其他特征的任何信息记录。(参见Record 记录)
File 卷宗
有组织的文献单位，这些文献被创建者或在档案整理的过程中因为它们涉及同一主题、活动或转移而被组合在一起。 案卷通常是记录结构中的基本单位。
Finding Aid 馆藏指南
用于涵盖在建立对馆藏的行政或知识控制过程中，收藏服务机构制作或接收的任何著录或指南性文件的概括性术语。
Fonds 全宗
被一个特定的团体机构、个人和家族在其活动或行使职能的过程中创建、累积和/或保存的无论载体和其他特征的多个任何信息记录组合成的一个有机的整体。
Form 形式
根据文献的共同物理形态（例如，水彩、绘画）和/或形式（例如，日记、日报、纪事本）来区分和著录文献的方式。
Formal title 正题名
被著录的文献上最显眼的标题。
Item 单件
文献组织中不可分割的最小单元，例如，一封信件、一份备忘录、一份报告、一张照片、一段录音。
Level of description 著录层级
著录单元在全宗的信息组织结构中的位置。
Medium 载体
记录了信息的物理材料，容器和/或载体（如，瓷片、纸莎草纸、纸张、羊皮纸、薄膜、磁带）。
Provenance 流传历史
文献与在个人或团体活动中创建、累积和/或维护并使用它们的团体或个人之间的关系。
Record 记录
团体或个人在业务中或事务中以任何形式或载体创建、接收或维护的记录。
Series 辑
根据整理规则组合作为一个单元被维护的文献组。通常组合的理由是：它们是由相同的积累或归档程序或相同的活动产生的；共同具有某种特定的形式；或由于其创建，接收或使用而产生的其他关系。 辑也可称为记录辑（record series）。
Sub-fonds 子全宗
全宗的细分项，用于表达层次结构复杂馆藏中的信息组织。每个子全宗包含一组相关文献，这些文献通常与原始机构或组织中的行政部门相对应，或者与材料本身的地理，时间，功能等其他共同点相对应。
Supplied title 补拟题名
当著录单元自身不具备题名时，由著录者暂拟的题名。
Title 题名
描述一个著录单元的一个单词，一个短语，一个字符或一组字符。
Unit of description 著录单元
任何物理形态的可以被视为是一个实体被著录的一个或一组文献。
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